Waar dit over gaat
Bij elke opbouw krijgt het bouwteam een mail met de projectgegevens. Die mail wordt niet met de hand geschreven: hij rolt uit een keten van vier onderdelen. Eén opdracht invullen levert automatisch een mail, een agendapunt, een taak en een archiefregel op.
↓
2. Het Microsoft Forms-formulier — de tool vult dit voor je in; jij controleert en verzendt.
↓
3. De Power Automate-flow — genaamd Opbouwplanning stroom, draait zodra het formulier verzonden is.
↓
4. De uitkomst — mail naar het bouwteam, agendapunt in Google, taak in Planner, regel in SharePoint.
Waarom niet gewoon het formulier invullen? Dat kan ook — de flow werkt los van de tool. De tool bestaat omdat je daarin de mail ziet vóór je verzendt, en omdat je een half ingevulde opdracht kan opslaan en dagen later kan hervatten. Dat kan Forms niet.
Een opdracht maken
- Open de opbouwtool. Links typ je, rechts zie je meteen de mail zoals het bouwteam hem krijgt.
- Vul de velden in. Lege velden verdwijnen vanzelf uit de mail, dus laat gerust iets open.
- Klik op Open formulier ingevuld. Het Forms-formulier opent in een nieuw tabblad, al ingevuld.
- Loop het formulier na. Hang hier eventuele bestanden aan — dat kan de tool niet voor je doen.
- Verzend. Binnen een minuut staat de mail in de inbox van het bouwteam.
Onderbreken en later verdergaan
Wacht je nog op gegevens? Klik op Opslaan (.json). Je krijgt een
bestandje zoals 260143-Arden_Parks.json. Dagen later open je dat met
Openen (.json) en staat alles er weer in.
Daarnaast bewaart de tool automatisch in je browser. Sluit je het tabblad per ongeluk, dan staat je werk er bij de volgende keer openen gewoon weer. Dat geldt alleen op diezelfde computer en in diezelfde browser, dus het vervangt die JSON-bestanden niet.
Een collega laten meekijken
Klik op Afdrukken / PDF. De mail opent in een nieuw venster en het afdrukvenster verschijnt. Kies daar als printer Opslaan als PDF.
Wat er fout kan gaan
Vraag 18 op Yes zonder bestand erbij. Dan loopt de flow vast en gaat er géén mail. Er komt geen melding; je merkt het pas als het bouwteam niets ontvangt. De tool waarschuwt je hiervoor, maar kan niet zien of je op de formulierpagina echt een bestand aanhangt. Staat vraag 18 op Yes, hang dan ook echt iets aan — of zet hem op No.
Grote bestanden
Een mail doet ongeveer 25 MB, en bestanden worden onderweg zo'n derde groter. Zware tekeningen passen daar niet in. Zet die in Scaura en plak de Scaura-link bij vraag 17; die werkt wél voor mensen buiten YALA.
Een opdracht opnieuw versturen
Verzend je hetzelfde formulier nog eens, dan ziet de flow dat als een nieuwe opdracht. Je krijgt er dus een tweede agendapunt, een tweede Planner-taak en een extra SharePoint-regel bij. Die moet je met de hand opruimen.
De mailopmaak aanpassen
De mailtekst in Power Automate is HTML. Je bewerkt die uitsluitend via het
knopje </> (codeweergave). Klik daarna niet terug naar de
gewone editor — Power Automate herschrijft je HTML bij het
terugschakelen en dan valt de hele opmaak uit elkaar.
Waar alles staat
| Onderdeel | Waar |
|---|---|
| Opbouwtool | Los HTML-bestand, gehost op Cloudflare Pages |
| Formulier | Microsoft Forms — Opbouwplanning formulier |
| Flow | Power Automate — Opbouwplanning stroom |
| Archief | SharePoint-site Yalaplanning |
| Logo en iconen | Cloudflare Pages-project yalaassets |
Als het formulier verandert. Voeg je een vraag toe of hernoem je
een antwoordoptie, dan loopt de tool niet meer synchroon. Elke vraag heeft
een eigen veld-ID dat in zowel de tool als de flow staat. Het ID van een
nieuwe vraag haal je op in Forms via ... →
Vooraf ingevulde URL ophalen: vul bij die ene vraag iets in, en het ID
staat in de link die je krijgt.
Antwoordopties moeten letterlijk overeenkomen tussen formulier en tool,
inclusief leestekens. Sparkle 7,5 met een komma is iets anders dan
Sparkle 7.5 met een punt.
Als er iets niet werkt
| Wat je ziet | Waar te kijken |
|---|---|
| Geen mail ontvangen | Power Automate, overzicht van uitvoeringen. Een rode regel wijst de actie aan die klaagt. Meestal: Yes bij vraag 18 zonder bestand. |
| Mail ziet er rommelig uit | De HTML is herschreven doordat iemand terugklikte naar de gewone editor. Plak de body opnieuw via codeweergave. |
| Logo ontbreekt in de mail | Normaal: Outlook blokkeert afbeeldingen van externe afzenders tot de
ontvanger ze toestaat. Controleer anders of
yalaassets.pages.dev/logo.png nog opent. |
| Veld blijft leeg in de mail | Het veld-ID klopt niet meer, meestal doordat de vraag opnieuw is aangemaakt in plaats van bewerkt. |
Tenttypes als ["Comet 20"] |
De omzetting van de meerkeuzelijst is weggevallen uit de mailbody. |